บทที่1
องค์ประกอบทางธุรกิจและกระบวนการที่มีความจำเป็น

องค์ประกอบทางธุรกิจและกระบวนการที่มีความจำเป็น
• วัตถุประสงค์ของการเรียนรู้ หลังจากศึกษาจบในบทนี้ คุณควรจะสามารถ
• บอกองค์ประกอบที่สำคัญของธุรกิจในการทำงาน
• ความแตกต่างของกระบวนการทางธุรกิจในการทำงานของธุรกิจ
• ระบุชนิดของข้อมูล ซึ่งเป็นหน้าที่หลักของกระบวนการผลิต
• ระบุชนิดของข้อมูลที่มีความสำคัญ

คำนำ
Enterprise Resource Planning (ERP) คือ เป็นเทคโนโลยีทางระบบข้อมูล โปรแกรม ERP (อ่านว่า อี-อาร์-พี) จะช่วยในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท โดยการใช้ฐานข้อมูลพื้นฐานและการแบ่งเครื่องมือการรายงานการจัดการ ซอฟท์แวร์ ERP สนับสนุนการทำงานของกระบวนการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพโดยการรวมกันของกิจกรรมทางธุรกิจ ได้แก่ การขาย, การตลาด, การผลิต, การบัญชีและฝ่ายบุคคล ดังนั้นพนักงานในปัจจุบันและต่อไปในอนาคตควรจะทำความเข้าใจเกี่ยวกับโปรแกรม ERP

การทำงานและกระบวนการทางธุรกิจ
การทำความเข้าใจเกี่ยวกับ ERP คุณต้องมีความเข้าใจลักษณะงานของธุรกิจ โดยเริ่มต้นมองพื้นที่ปฏิบัติงานทางธุรกิจที่เรียกว่า พื้นที่การปฏิบัติงาน
หน้าที่หลักของการดำเนินการในพื้นที่
บริษัทที่ทำการผลิตเพื่อขาย ควรให้ความสำคัญกับหน้าที่หลักของการดำเนินการ ซึ่งการทำงานโดยทั่วไปของหน้าที่ทางธุรกิจ(Business Function) คือกิจกรรมทางธุรกิจโดยมีหน้าที่ของการดำเนินการดังต่อไปนี้
1. การตลาดและการขาย (Marketing and sales) การทำงานในหน้าที่นี้จะเกี่ยวข้องกับการตลาด, กระบวนการสั่งซื้อ, การจัดการความสัมพันธ์ของลูกค้า, การสนับสนุนลูกค้า, การวิเคราะห์ตลาดและการโฆษณา
2. การจัดการเกี่ยวกับการผลิตและวัตถุดิบ (Production and Materials Management) การทำงานในส่วนนี้จะเกี่ยวข้องกับกลไกการจัดซื้อ, การรับ, การขนส่ง, ตารางการผลิต, การผลิตและการซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักร
3. การบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) การทำงานในส่วนนี้ ได้แก่ การเงินและการบัญชี, การจัดสรรและการควบคุมราคา, การวางแผนและงบประมาณ, การจัดการเกี่ยวกับการไหลของเงิน
4. ทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) การทำงานในส่วนนี้ได้แก่ ผลตอบแทน, ผลกำไร, การอบรมคนงาน, การรับคนเข้าทำงาน
ที่ผ่านมาธุรกิจ ถือกำเนิดจากโครงสร้างหลายๆส่วนรวมกันในการทำงาน สถาบันที่สอนเกี่ยวกับธุรกิจ มีลักษณะที่คล้ายคลึงกัน เกี่ยวกับหน้าที่ โดยมีหลายคอร์สที่เปิดสอนและอาจจะสรุปได้ว่า เพราะฉะนั้นต้องตัดสินใจว่าเกิดอะไรขึ้นในหน้าที่หนึ่งๆที่ไม่มีความสัมพันธ์ใกล้เคียงกับอย่างอื่น คล้ายกับอีกหนึ่งอย่างที่ต้องประกอบด้วยระบบข้อมูล (information system (IS)) ซึ่งไม่มีผลกระทบกับหน้าที่อื่นๆ คุณจะได้เรียนรู้ในบทนี้เกี่ยวกับการทำงานในส่วนต่างๆ เป็นอย่างไร รวมทั้งข้อมูลที่สำหรับส่วนต่างๆ

กระบวนการทางธุรกิจ (Business Processes)
ผู้บริหารใหม่ต้องเริ่มต้นคิดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจมากกว่าหน้าที่ทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจ คือ กิจกรรมหนึ่งหรืออาจมากกว่าหนึ่งที่ป้อนเข้าไปและทำให้เกิดเอาท์พุทขึ้นมาเพื่อให้เกิดคุณค่าสู่ลูกค้า นี่เป็น Diagram ที่แสดงเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ


รูปที่ 1.1 กระบวนการทางธุรกิจ

การคิดในกระบวนการทางธุรกิจ ช่วยให้ผู้บริหารมององค์กรของตนจากความต้องการของลูกค้า ยกตัวอย่างเช่น จุดประสงค์ของลูกค้าต้องการเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ โดยลูกค้าจะต้องการข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทที่ผลิต และต้องการทางเลือกต่างๆในการเลือกซื้อคอมพิวเตอร์ เขาต้องการสั่งซื้ออย่างรวดเร็วและง่ายไม่ยุ่งยาก และการสั่งซื้อไปทางบริษัทเป็นซึ่งรวมไปถึงการจัดการทางการเงินเป็นไปอย่างรวดเร็ว เขาคาดว่าจะได้รับเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างรวดเร็วและถูกต้อง เขาต้องการบริการหลังการขายตลอด 24 ช.ม. เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น ลูกค้าจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับตลาดคอมพิวเตอร์จะเป็นอย่างไร หรือการดูแลรักษาหลังการซื้อจะเป็นอย่างไรหรือมันถูกสร้างขึ้นมาอย่างไร รวมทั้งในเรื่องการส่งสินค้าถึงบ้านด้วย ลูกค้าต้องการความพึงพอใจเมื่อใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน โดยราคาจะต้องสมเหตุสมผล
ดังนั้น สิ่งที่แตกต่างระหว่างหน้าที่ทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร? จุดประสงค์ของลูกค้าคือ สินค้าจะต้องอยู่ในสภาพสมบูรณ์ก่อนมาถึงมือ นั่นคือ หน้าที่ทางธุรกิจ (business function) เกี่ยวกับการบริการลูกค้า ถ้าหากสินค้าได้ผลความเสียหายจากการส่ง จะต้องได้รับการซ่อมก่อนนำกลับไปส่งให้ลูกค้าอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม มันก็เป็น กระบวนการทางธุรกิจ
(business processes)ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานหลายๆส่วนและลูกค้าอาจจะมองข้ามการทำงานของบริษัทในกระบวนการซื้อและได้รับสินค้า ผู้บริหารธุรกิจควรพยายามมองธุรกิจในแง่มุมใหม่ๆ เกี่ยวกับการปฏิบัติงานในเพื่อที่จะให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ
สำหรับบริษัทคอมพิวเตอร์ ควรคำนึงถึงความพอใจของลูกค้า จะทำให้แน่ใจว่าหน้าที่ต่างๆในการทำงานนั้นมีการประสานงานกัน ยกตัวอย่างเช่น เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีสินค้ารุ่นใหม่ๆออกมาอย่างรวดเร็ว ดังนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์จะต้องมีความทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อที่จะได้เตรียมข้อมูลไว้ให้ลูกค้ารวมทั้งรายละเอียดรายละเอียดต้องมีความถูกต้อง เมื่อลูกค้าสั่งสินค้าแล้ว ทางบริษัทจะต้องผลิตและจัดส่งให้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว พนักงานจะต้องปฏิบัติงานตามความต้องการของลูกค้าอย่างรวดเร็วถูกต้องและแม่นยำ ตามหน้าที่กระบวนการขาย และคอมพิวเตอร์จะต้องถูกจัดส่งให้ลูกค้าตามเวลาที่กำหนด ถ้าลูกค้าชำระเงินมาแล้ว ต้องมีกระบวนการการทำงานในเรื่องของการสั่งซื้อที่ถูกต้องและรวดเร็ว ดังนั้น ทุกส่วนจะต้องมีความสัมพันธ์กันรวมไปถึงเมื่อลูกค้ามีปัญหาหลังจากซื้อสินค้าไปแล้ว การทำงานสนับสนุนลูกค้า จะต้องมีข้อมูลของลูกค้า

การแบ่งข้อมูลที่มีหน้าที่ต่างๆจะมีประสิทธิภาพมากกว่ากระบวนการทางธุรกิจ ระบบข้อมูลต้องถูกออกแบบมาอย่างถูกต้องและมีการแบ่งหน้าที่การทำงานอย่างดี ระบบนี้เรียกว่า การประสานงานของระบบข้อมูล (integrated information systems)เป้าหมายของหนังสือเล่มนี้ ก็คือ ช่วยให้คุณเข้าใจถึงประโยชน์ของระบบนี้ และเห็นปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ เมื่อระบบข้อมูลนั้นไม่มีการประสานงานของระบบข้อมูล ดังภาพประกอบ 1.2 ที่แสดงถึงกระบวนการทางธุรกิจ

รูปที่ 1.2 กระบวนการทางธุรกิจ

ธุรกิจจะนำเอาอินพุตในรูปของวัสดุ บุคลากร และอุปกรณ์ต่างๆเปลี่ยนสภาพไปเป็นสินค้าและบริการสู่ลูกค้า ที่ต้องการข้อมูลนำไปสู่ การจัดการและกระบวนการทางธุรกิจที่ลูกค้าจะได้รับซึ่งสินค้าและบริการที่ต้องการ ยกตัวอย่างเช่น การสั่งซื้อของลูกค้าเป็นกระบวนการ การสั่งซื้อของลูกค้าจะถูกทำทางกระบวนการโดยการขายและการผลิตผลิตภัณฑ์ก็จะถูกกำหนดโดยการผลิต ตารางการลำเลียงและขนส่งจะเป็นตัวกำหนดการส่งสินค้า ถ้าวัตถุดิบที่ต้องการมาผลิต การผลิตจะมีการจัดซื้ออย่างรวดเร็วเพื่อที่จะจัดการสำหรับการจัดซื้อและการขนส่งสินค้า ในกรณีนี้การลำเลียงขนส่งจะได้รับวัสดุ จะทำการตรวจสอบสภาวะทางการเงินที่ผู้ขายจะจ่ายออกไปและส่งสินค้าไปในการผลิตซึ่งการเงินจะต้องเก็บบันทึกการติดต่อการค้าไว้โดยตลาด
จากข้างต้น เราจะมองที่ธุรกิจมีกระบวนการอย่างไร สำหรับในธุรกิจขนาดเล็ก ยกตัวอย่างเช่น การขายน้ำมะนาว
(a lemonade stand) ซึ่งคุณสามารถสร้างกระบวนการจัดการขายอย่างง่ายๆ โดยเราอาจจะวิเคราะห์ได้ว่ากระบวนการขายน้ำมะนาวนี้ ทำอย่างไรถึงจะประสบผลสำเร็จและอะไรที่ทำให้เราประสบผลสำเร็จในการขาย คุณอาจจะพบกฎหรือข้อปฏิบัติในการทำงานโดยอาศัยการประสานงานกันในส่วนต่างๆและเรียนรู้มันและสามารถที่จะนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ธุรกิจจะนำเอาอินพุตในรูปของวัสดุ บุคลากร และอุปกรณ์ต่างๆเปลี่ยนสภาพไปเป็นสินค้าและบริการสู่ลูกค้า ที่ต้องการข้อมูลนำไปสู่ การจัดการและกระบวนการทางธุรกิจที่ลูกค้าจะได้รับซึ่งสินค้าและบริการที่ต้องการ ยกตัวอย่างเช่น การสั่งซื้อของลูกค้าเป็นกระบวนการ การสั่งซื้อของลูกค้าจะถูกทำทางกระบวนการโดยการขายและการผลิตผลิตภัณฑ์ก็จะถูกกำหนดโดยการผลิต ตารางการลำเลียงและขนส่งจะเป็นตัวกำหนดการส่งสินค้า ถ้าวัตถุดิบที่ต้องการมาผลิต การผลิตจะมีการจัดซื้ออย่างรวดเร็วเพื่อที่จะจัดการสำหรับการจัดซื้อและการขนส่งสินค้า ในกรณีนี้การลำเลียงขนส่งจะได้รับวัสดุ จะทำการตรวจสอบสภาวะทางการเงินที่ผู้ขายจะจ่ายออกไปและส่งสินค้าไปในการผลิตซึ่งการเงินจะต้องเก็บบันทึกการติดต่อการค้าไว้โดยตลาด
จากข้างต้น เราจะมองที่ธุรกิจมีกระบวนการอย่างไร สำหรับในธุรกิจขนาดเล็ก ยกตัวอย่างเช่น การขายน้ำมะนาว
(a lemonade stand) ซึ่งคุณสามารถสร้างกระบวนการจัดการขายอย่างง่ายๆ โดยเราอาจจะวิเคราะห์ได้ว่ากระบวนการขายน้ำมะนาวนี้ ทำอย่างไรถึงจะประสบผลสำเร็จและอะไรที่ทำให้เราประสบผลสำเร็จในการขาย คุณอาจจะพบกฎหรือข้อปฏิบัติในการทำงานโดยอาศัยการประสานงานกันในส่วนต่างๆและเรียนรู้มันและสามารถที่จะนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานและกระบวนการทางธุรกิจในธุรกิจขนาดเล็ก
แม้ว่าคนหนึ่งคนจะสามารถยืนขายน้ำมะนาวได้นั้น การปฏิบัติของธุรกิจก็จะต้องการจำนวนของกระบวนการ การประสานงานทางกิจกรรมโดยมีหน้าที่ต่างๆที่แตกต่างกันที่ต้องการความแม่นยำและข้อมูลทางเวลายังต้องการขั้นตอนอีกหลายๆขั้นตอนในการดำเนินงาน


รูปที่ 1.3พื้นฐานเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจมีความสำคัญอย่างมากในธรกิจขนาดเล็ก

การตลาดและการขาย
หน้าที่ที่มีการตลาดและการขายประกอบไปด้วยการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การกำหนดราคา การโปรโมทผลิตภัณฑ์ให้ลูกค้าและรับรายการจากลูกค้า การตลาดและการขายยังช่วยสร้างการทำนายการขายว่าจะมีผลที่ตามมาจากการปฏิบัติงานอย่างสำเร็จ
โดยส่วนมากจะเป็นธุรกิจการใช้จ่าย (cash business) แต่คุณยังต้องการเก็บการติดตามของลูกค้าของคุณซึ่งคุณสามารถส่งคนไปเพื่อตรวจสอบลูกค้าอีกครั้งหนึ่งหรือส่งโน้ต “ขอบคุณ” ไป ดังนั้นบันทึกของคุณไม่แสดงเพียงการขายเท่านั้น แต่ยังแสดงรายละเอียดของลูกค้าอีกด้วย
การพัฒนาผลิตภัณฑ์สามารถทำได้อย่างไม่เป็นทางการในธุรกิจอย่างง่าย คุณรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ซื้อซึ่งก็คือชนิดของน้ำมะนาวและบันทึกความเห็นของลูกค้าในแต่ละผลิตภัณฑ์ คุณก็จะวิเคราะห์แนวโน้มของการขายซึ่งไม่ชัดเจน การตัดสินใจที่จะขายผลิตภัณฑ์ขึ้นอยู่กับราคาของผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างเช่นลูกค้าบางรายต้องการทราบถึงราคาของน้ำมะนาวปราศจากน้ำตาล ข้อมูลจากการจัดการการผลิตและวัสดุจะสามารถวิเคราะห์ให้เห็นถึงผลกำไรของผลิตภัณฑ์ได้
แม้ว่าคุณจะดำเนินการธุรกิจการใช้จ่าย การติดตามลูกค้าที่ดีจะทำให้ “ชาร์จ” การจัดซื้อ-เพิ่มแต้ม ดังนั้นในบันทึกจะแสดงถึงหนี้ของลูกค้าและความเชื่อถือได้ของเขาว่ามากน้อยแค่ไหน มันมีความสำคัญมากซึ่งข้อมูลที่เหมาะสมและแม่นยำที่เวลาของความต้องการความเชื่อถือของลูกค้า ดังนั้นบันทึกทางบัญชีต้องเข้าถึงในส่วนของกระบวนการการขาย ซึ่งหน้าที่การบัญชีนั้นจะมีหน้าที่ที่จะทำงานในส่วนของการขาย

การจัดการการผลิตและวัตถุดิบ
หน้าที่ที่มีการจัดการการผลิตและวัตถุประกอบด้วยการทำน้ำมะนาวและการซื้อวัตถุดิบ การผลิตก็จะถูกวางแผนไว้ด้วยซึ่งก็มากพอกับปัญหา จะหาน้ำมะนาวได้เมื่อต้องการ การหลีกเลี่ยงผลิตภัณฑ์ส่วนเกินของน้ำมะนาวซึ่งจะถูกต้องถูก “กำจัด” ความต้องการการทำนายการขายนี้จากหน้าที่การตลาดและการขาย ความแม่นยำจะถูกพัฒนาถ้าการทำนายอยู่บนพื้นฐานของการขายในอดีต ดังนั้นการทำนายจากการตลาดและการขายจะเป็นหน้าที่สำคัญในกระบวนการการวางแผนการผลิต
และแผนการผลิตจะพัฒนารายการสำหรับวัตถุดิบ (น้ำที่ผสม มะนาวสดและน้ำตาลดิบ) รายการวัตถุดิบจะอยู่บนฐานของแผนการผลิต ซึ่งวัตถุดิบที่เพียงพอก็จะสนับสนุนกับแผนการผลิต แต่รายการส่วนเกินจะไม่มีการขนส่ง
การวางแผนการผลิตต้องเลือกรายการของน้ำมะนาวแต่อย่างที่ขายและติดต่อข้อมูลนี้กับฝ่ายจัดซื้อ รายการมาตรฐานจะเป็นกุญแจสำคัญของอินพุตในการตัดสินใจที่จะสั่งวัตถุดิบ ซึ่งหมายความว่าต้องมีการเก็บบันทึกการผลิตที่ดี ดังนั้ผู้จัดการที่มีการจัดการการผลิตและวัสดุ (การทำงานกับการบัญชีและการเงิน) จะสามารถเปรียบเทียบราคาต่อแก้วกับรายการว่าควรมีราคาเท่าไร

การบัญชีและการเงิน
หน้าที่ที่มีการบัญชีและการเงินประกอบด้วย การบันทึกข้อมูลดิบเกี่ยวกับการติดต่อการค้าซึ่งประกอบด้วยการขายการจัดซื้อวัตถุดิบ บัญชีและใบเสร็จของการใช้จ่ายจากลูกค้า ข้อมูลเหล่านั้นถูกสรุปในทางที่จะกำหนดกำไรของการขายน้ำมะนาวและสนับสนุนการตัดสินใจในการทำ
ข้อมูลจากการบัญชีและการเงินถูกใช้โดยการตลาดและการขาย และโดยการจัดการการผลิตและวัสดุ การบันทึกการขายเป็นสิ่งสำคัญในการทำนายการขายซึ่งจะถูกใช้ในการทำการตัดสินใจในการร่วมงานและในการวางแผนการผลิต การบันทึกรายรับซึ่งคุณจะใช้ในการกำหนดความเชื่อถือของลูกค้าโดยเฉพาะ โดยจะใช้ในการแสดงหลักการความเชื่อถือทั้งหมด คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณจะมีค่าใช้จ่ายที่เพียงพอในการจัดซื้อวัตถุดิบซึ่งก็คือน้ำมะนาว

ทรัพยากรมนุษย์
ในธุรกิจอย่างง่าย ลูกจ้างต้องหาการสนับสนุนหน้าที่การขายและการผลิต ซึ่งหมายความว่าต้องการที่จะรับพนักงานใหม่ ฝึกอบรม วิเคราะห์และชดเชยลูกจ้าง
ที่คนขายน้ำมะนาว จำนวนและเวลาของลูกจ้างขึ้นอยู่กับระดับของการขายน้ำมะนาว ดังนั้นการทำนายการขายจะเป็นตัวกำหนดความต้องการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource (HR)) ผู้ช่วยพาร์ท-ไทม์ต้องการในช่วงสูงสุดของชั่วโมงหรือของวัน แล้วผู้ช่วยพาร์ท-ไทม์จะได้รับเท่าไรขึ้นกับเงื่อนไขของงานและงานทรัพยากรมนุษย์เป็นตัวกำหนด
จะเพิ่มค่าจ้างให้กับลูกจ้างพาร์ท-ไทม์หรือไม่ หรือคุณคิดว่าการได้มาของการทำน้ำมะนาวโดยอัตโนมัติจะมากกว่าคนทำงานเพียงคนเดียวหรือไม่ คำถามเหล่านั้นต้องเรียนรู้กับอินพุตจากการจัดการการผลิตและวัตถุและจากการบัญชีและการเงิน
คนขายน้ำมะนาว ขณะที่ธุรกิจอย่างง่ายมีกระบวนการที่ต้องการองค์กรที่ใหญ่กว่า กระบวนการเหล่านั้นรวมถึงกิจกรรมในหน้าที่ต่างๆ ในความเป็นจริงแล้วเป็นไปไม่ได้ที่กระบวนการในหนึ่งหน้าที่จะปราศจากการประสานงานกับหน้าที่อื่นๆ ซึ่งการประสานงานนี้ต้องการแบ่งข้อมูล

บทบาทหน้าที่ของระบบข้อมูล (Functional Area Information System)
คนขายน้ำมะนาวจัดว่าเป็นตัวอย่างอย่างง่ายของกระบวนการทางธุรกิจและกิจกรรมหน้าที่ต้องการที่จะสนับสนุนธุรกิจนั้นต่อไป เราจะขยายจากตัวอย่างนี้เป็นรายละเอียด ความต่างของอินพุตและเอาท์พุตในแต่ละหน้าที่ ชนิดของข้อมูลที่ต้องการและบุคลากรจะใช้ข้อมูลเหล่านั้นอย่างไร โดยกล่าวถึงความสัมพันธ์ของระบบข้อมูลระหว่างแต่ละหน้าที่

การตลาดและการขาย
การติดต่อกับลูกค้าที่มีการสั่งซื้อเข้ามา จะต้องผ่านขั้นตอนทางการตลาดและการขาย โดยอาจจะสั่งซื้อทางโทรศัพท์,
อีเมล, แฟกซ์, อินเทอร์เน็ต เป็นต้น ในกรณีที่ระบบฐานข้อมูลผ่านเว็บ ข้อมูลควรจะถูกจัดเก็บโดนอัตโนมัติ ในระบบสารสนเทศนอกจากนี้ข้อมูลอาจจะถูกจัดเก็บเอง โดยใช้คีย์บอร์ดหรือระบบการอ่านบาร์โค้ด เป็นต้น การสั่งซื้อจะต้องผ่านกระบวนการผลิตและการจัดการวัตถุดิบ เพื่อที่จะวางแผนให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ จะต้องมีการทำบัญชี รวมไปถึงข้อมูลเกี่ยวกับการขาย เพื่อใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจในทางธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น การจัดการเกี่ยวกับการตลาดและการขาย จะต้องใช้แรงงานและการแสดงผลรายงานการผลิตยอดขาย เพื่อที่จะหากำลังของการขาย
การตลาดและการขาย มักมีกฎที่ใช้ในการตัดสินใจราคาในการผลิต ซึ่งเราจะต้องรู้เกี่ยวกับคู่แข่งทางการตลาดและต้นทุนการผลิต ซึ่งจะต้องอยู่บนพื้นฐานราคาต่อหน่วย รวมไปถึงเปอร์เซ็นต์ที่เพิ่มขึ้นมา ยกตัวอย่างเช่น ถ้าการผลิตอยู่ที่ 5 ดอลลาร์ต่อหน่วยและต้นทุนที่เพิ่มขึ้นมาอีก 40% การขายจะต้องขายที่ 7 ดอลลาร์ต่อหน่วยราคาต่อหน่วยมาจาก? การหาข้อมูลความต้องการทางการผลิตจากบัญชีและการเงิน ซึ่งจะต้องพิจารณาที่การผลิตและการจัดการวัตถุดิบด้วย

รูปที่ 1.4 เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับการตลาดและการขายกับส่วนต่างๆได้แก่ ลูกค้า ทรัพยากรมนุษย์ การเงินและบัญชี การผลิต และการจัดการเกี่ยวกับวัสดุ

การจัดการผลิตและวัตถุดิบ
การจัดการการผลิตที่มั่นคงนั้น จะต้องมีการพัฒนาแผนในการผลิต โดยมีสาระสำคัญดังนี้
• แผนระยะยาว เป็นแผนที่มีระยะเวลามากกว่า 1 ปี เป็นแผนที่ใช้ในการติดต่อ เช่น การผลิตและอุปกรณ์ใหม่ๆและบุคคลที่จำเป็น การรับและฝึกอบรมให้กับคนที่เข้ามาทำงานใหม่
• แผนระยะกลาง เป็นแผนที่มีระยะเวลาเป็นเดือน ซึ่งใช้สำหรับวางแผนวัตถุดิบที่จำเป็นและการสั่งซื้อวัตถุดิบ รวมไปถึงการวางแผนการจัดเก็บสินค้าและจำนวนการผลิต สำหรับกลุ่มของการผลิต โดยแผนเหล่านี้อยู่บนพื้นฐานของการวิเคราะห์การขาย
• แผนระยะสั้น มักใช้ในการหาจากแผนระยะกลางและเป็นแผนที่ใช้ในการผลิตมากกว่ากลุ่มอื่น แผนนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว เช่น เมื่อคนงานลาป่วยหรือการขนส่งวัตถุดิบมีปัญหา
แผนการผลิตมีพื้นฐานจากข้อมูลเกี่ยวกับการขายที่มาจากการตลาดและการขายหน้าที่ในการจัดซื้อวัตถุดิบพื้นฐานบนแผนการผลิต,เวลาในการจัดส่งข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับระดับความต้องการในการผลิต, วัตถุดิบที่จำเป็นต้องสั่งซื้อจะต้องใช้ต้นทุนที่ต่ำ เพื่อลดต้นทุนในการผลิต ในทางตรงกันข้าม ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่เป็นปัจจุบัน โรงงานอาจจะขาดวัตถุดิบในการผลิตและอาจจะต้องหยุดการผลิต ซึ่งทำให้การจัดส่งสินค้าไปสู่ลูกค้านั้นไม่ตรงเวลา ดังนั้นการจัดการอาจจะต้องมีการขนส่งวัตถุดิบเพิ่มขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อที่จะป้องกันวัตถุดิบในสต็อคหมด ซึ่งเป็นผลให้ราคาต้นทุนเพิ่มขึ้น ข้อมูลการผลิตที่ถูกต้องจึงช่วยลดความจำเป็นในการสั่งซื้อวัตถุดิบที่เพิ่มขึ้นมาเป็นพิเศษ เพื่อเก็บไว้ในคลังสินค้า
การจัดการเกี่ยวกับการผลิตและวัตถุดิบ ในเรื่องของสถิติ สมารถเก็บข้อมูลที่จำเป็นโดยการทำบัญชีและการเงิน เพื่อที่จะใช้ในการผลิตให้เสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการเกี่ยวกับการผลิตและวัตถุดิบ จำเป็นต้องมีข้อมูลที่สามารถสนับสนุนหน้าที่ของการขาย
( Sale Function ) มีข้อมูลที่พร้อมสำหรับการผลิต ยกตัวอย่างเช่น ในโรงงานผลิตคอมพิวเตอร์บางแห่ง เช่น Gateway มีระบบอัตโนมัติที่เก็บรวบรวมคำสั่งซื้อของลูกค้า บริษัทธุรกิจการขนส่งสินค้า เช่น บริษัท UPS and Federal Express มีการจัดส่งข้อมูลสินค้าผ่านทางอินเตอร์เน็ต โดยลูกค้าสามารถที่จะเลือกที่จะจัดส่งสินค้าอย่างเป็นขั้นตอนโดยการสังเกตบาร์โค้ดที่ถูกสแกนแล้ว โดยข้อมูลที่ถูกต้องและแม่นยำนั้นเป็นตัวที่สนับสนุนกระบวนการขายและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า สำหรับการจัดการอาจจะต้องใช้เวลานาน สำหรับการรายงานผลการขายและการผลิต ข้อมูลนั้นอาจจะต้องมาจากข้อมูลการผลิตและข้อมูลเครื่องจักร

รูปที่ 1.5 แสดงการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างการจัดการวัตถุดิบและการผลิตกับส่วนต่างๆได้แก่ ทรัพยากรณ์มนุษย์ การตลาดและการขาย การเงินและการบัญชีการเงินและการบัญชี


การบันทึกข้อมูลการเงินและบัญชีส่วนบุคคลของบริษัทในหนังสือบัญชีของบริษัท ยกตัวอย่างเช่น เก็บข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีการขายต่อลูกค้า จะต้องบันทึกข้อมูลไว้ในบัญชีเมื่อสั่งซื้อวัตถุดิบเข้ามา และเมื่อจ่ายเงินค่าวัตถุดิบออกไป จะต้องสามารถสรุปผลของข้อมูลและสามารถรายงานสถานะทางการเงินของบริษัทและผลกำไรได้
บุคคลอื่นที่อยู่ในพื้นที่การทำงานอื่น จะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับการเงินและการบัญชี : การตลาดและการขาย ที่ถูกจัดเตรียมสำหรับการขาย การจัดการเกี่ยวกับการผลิตและวัตถุดิบ ถูกจัดเตรียมเป็นข้อมูลสำหรับเครื่องจักรและการผลิตและทรัพยากรมนุษย์ถูกจัดเตรียมสำหรับการจ่ายผลตอบแทนและผลกำไร ความถูกต้องและเวลาที่ถูกจัดเตรียมสำหรับการตลาด การขาย และการจัดการกับวัตถุดิบ
การตลาดและการขายส่วนบุคคลนั้น ต้องการข้อมูลจากการเงินและการบัญชี เพื่อให้ลูกค้าเกิดความเชื่อถือ ถ้าการสั่งซื้อของลูกค้าในกรณีที่เขามีความเชื่อถือน้อย การตลาดและการขายควรจะมีการวางแผนอย่างเหมาะสมและจะมีการสั่งซื้อใหม่ก็ต่อเมื่อลูกค้าได้ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ถ้าการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการขายล่าช้าหรือการจ่ายเงินของลูกค้า การได้รับเงินไม่ถูกต้อง จะเป็นผลให้ความเชื่อถือของลูกค้าลดน้อยลง


รูปที่ 1.6 การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างการเงินและการบัญชี กับลูกค้า ทรัพยากรณ์มนุษย์
การตลาดและการขาย และการจัดการการผลิตและวัสดุ
ทรัพยากรมนุษย์
การจัดหาพนักงานใหม่ที่เหมาะสม บุคคลในส่วนของทรัพยากรมนุษย์ จำเป็นจะต้องวิเคราะห์อย่างถูกต้อง สำหรับพนักงานที่จำเป็น ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ จำเป็นจะต้องรู้ทักษะที่จำเป็นสำหรับการทำงานในหน้าที่ต่างๆ สถานะและกฎโดยทั่วไปจำเป็นเกี่ยวกับลูกจ้าง การทำงาน การฝึกอบรมนั้นจำเป็นจะต้องมีความสอดคล้องกับกฎหมายอย่างเคร่งครัด ความรับผิดชอบต่อทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับ การอบรมพนักงานนั้น พนักงานะต้องมั่นใจในทักษะของตนและสามารถนำไปใช้ในการทำงานได้ จะต้องพิจารณาในเรื่องของค่าตอบแทนและโบนัสของพนักงานที่สมเหตุสมผล จะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องในส่วนต่างๆของงาน จะต้องสร้างความถูกต้องของข้อมูลสำหรับการจัดการข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น ควรจะมีฐานข้อมูลเกี่ยวกับทักษะที่จำเป็นสำหรับงานในส่วนต่างๆ รวมทั้งการพิจารณาค่าตอบแทนในอัตราที่เหมาะสม ข้อมูลสามารถใช้ต่อรองกับพนักงานได้ การวิเคราะห์นี้สามารถช่วยลดปัญหาในเรื่องค่าใช้จ่ายของการจ้างคนงาน ในบางครั้งโปรแกรม ERP อนุญาตให้ทุกๆพื้นที่ของการทำงาน ใช้ฐานข้อมูลเดียว เพื่อที่จะสร้างถูกต้องให้มากที่สุดในเวลาที่เป็นจริง
และในบทถัดไป เราจะศึกษาเกี่ยวกับวิวัฒนาการของระบบการจัดการข้อมูลที่นำไปสู่ ERP

รูปที่ 1.6 การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างการเงินและการบัญชี กับลูกค้า ทรัพยากรณ์มนุษย์
การตลาดและการขาย และการจัดการการผลิตและวัสดุ
ทรัพยากรมนุษย์
การจัดหาพนักงานใหม่ที่เหมาะสม บุคคลในส่วนของทรัพยากรมนุษย์ จำเป็นจะต้องวิเคราะห์อย่างถูกต้อง สำหรับพนักงานที่จำเป็น ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ จำเป็นจะต้องรู้ทักษะที่จำเป็นสำหรับการทำงานในหน้าที่ต่างๆ สถานะและกฎโดยทั่วไปจำเป็นเกี่ยวกับลูกจ้าง การทำงาน การฝึกอบรมนั้นจำเป็นจะต้องมีความสอดคล้องกับกฎหมายอย่างเคร่งครัด ความรับผิดชอบต่อทรัพยากรมนุษย์จะเกี่ยวข้องกับ การอบรมพนักงานนั้น พนักงานะต้องมั่นใจในทักษะของตนและสามารถนำไปใช้ในการทำงานได้ จะต้องพิจารณาในเรื่องของค่าตอบแทนและโบนัสของพนักงานที่สมเหตุสมผล จะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องในส่วนต่างๆของงาน จะต้องสร้างความถูกต้องของข้อมูลสำหรับการจัดการข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น ควรจะมีฐานข้อมูลเกี่ยวกับทักษะที่จำเป็นสำหรับงานในส่วนต่างๆ รวมทั้งการพิจารณาค่าตอบแทนในอัตราที่เหมาะสม ข้อมูลสามารถใช้ต่อรองกับพนักงานได้ การวิเคราะห์นี้สามารถช่วยลดปัญหาในเรื่องค่าใช้จ่ายของการจ้างคนงาน ในบางครั้งโปรแกรม ERP อนุญาตให้ทุกๆพื้นที่ของการทำงาน ใช้ฐานข้อมูลเดียว เพื่อที่จะสร้างถูกต้องให้มากที่สุดในเวลาที่เป็นจริง
และในบทถัดไป เราจะศึกษาเกี่ยวกับวิวัฒนาการของระบบการจัดการข้อมูลที่นำไปสู่ ERP

รูปที่ 1.7 การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างทรัพยากรณ์มนุษย์กับ การเงินและการบัญชี การตลาดและการขาย
การผลิตและการจัดการวัสดุ

แบบฝึกหัด
หลังจากอ่านบทนี้แล้ว คุณสามารถตอบคำถามเหล่านี้
1.จำแนกระหว่าง ส่วนหน้าที่ทางธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจ ให้เตรียมตัวอย่างเพื่อแสดงให้เห็นจุดประสงค์ของคุณ ทำไมผู้จัดการพยายามคิดในส่วนของกระบวนการทางธุรกิจมากกว่าส่วนหน้าที่ทางธุรกิจ
2.บรรยายสถานการณ์ในการต้องการข้อมูลที่จะแบ่งปันกันระหว่างการตลาดและการบัญชี อะไรคือวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ประเภทของข้อมูลอะไรที่ได้รับการแบ่งปัน
3.บรรยายสถานการณ์ในการต้องการข้อมูลที่จะแบ่งปันกันระหว่างการผลิตและการตลาด อะไรคือวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ประเภทของข้อมูลอะไรที่ได้รับการแบ่งปัน
4.บรรยายสถานการณ์ในการต้องการข้อมูลที่จะแบ่งปันกันระหว่างการผลิตและทรัพยากรบุคคล อะไรคือวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ประเภทของข้อมูลอะไรที่ได้รับการแบ่งปัน

สรุป
1.บริษัทที่ผลิตสินค้าเพื่อขายมีกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ส่วนปฏิบัติงานพื้นฐาน : การตลาดและการขาย, การจัดการการผลิตและวัสดุ, การบัญชีและการเงิน และทรัพยากรบุคคล พวกเขาดำเนินการตามปฏิบัติการเหล่านี้
-การตลาดและการขายตั้งราคาผลิตภัณฑ์, ส่งเสริมสินค้า, ทำตามที่ลูกค้าสั่ง และคาดคะเนการขาย
-การจัดการการผลิตและวัสดุพัฒนาแผนงานผลิตสินค้า, การสั่งวัตถุดิบจากผู้จัดหา, ได้รับวัตถุดิบอย่างสะดวก, ผลิตสินค้าและส่งสินค้าไปให้ลูกค้า
-การบัญชีและการเงิน บันทึกการขายทางธุรกิจ, บันทึกการจ่ายเงินของลูกค้า, บัทึกใบส่งของของผู้จัดหา และการจ่ายเงินให้ผู้จัดหา และสรุปข้อมูลการทำงานในรายงานที่เกี่ยวกับการจัดการ
-ทรัพยากรบุคคล เพิ่มสมาชิกใหม่, ฝึกฝน, ชดเชยและควบคุม ประเมินค่าลูกจ้าง
2.พื้นที่ส่วนปฏิบัติงานถูกนำมาใช้โดยระบบข้อมูล ระบบข้อมูลจะจับ, ทำกระบวนการ, และเก็บข้อมูลเพื่อจัดเตรียมข้อมูลที่ต้องการไว้สำหรับทำการตัดสินใจ
3.การทำงานของลูกจ้างในพื้นที่ส่วนปฏิบัติงาน ต้องการข้อมูลสำหรับในพื้นที่ส่วนปฏิบัติงานส่วนอื่น ในอุดมคติระบบข้อมูลพื้นที่ส่วนปฏิบัติงานจะประสานงานกัน เพื่อแบ่งปันข้อมูลที่ถูกต้องและเหมาะกับเวลา
4.ผู้จัดการธุรกิจพยายามคิดในส่วนของกระบวนการทางธุรกิจที่ประสานงานกับพื้นที่ส่วนปฏิบัติงาน การคิดแบบนี้จะส่งเสริมประสิทธิภาพและการแข่งขัน หลักเกณฑ์ที่สำคัญของสิ่งนี้คือต้องการแบ่งปันข้อมูลระหว่างส่วนหน้าที่และพื้นที่ส่วนปฏิบัติงาน ERP software กระตุ้นสิ่งนี้โดยใช้ฐานข้อมูลสามัญพื้นฐาน